Pada bagian 1 telah dibahas tentang cara membuka aplikasi cakra integtrited system, setting jaringan dan cara pengaturan level operator. sedangkan pada bagian 2 ini akan dijabarkan bagaimana membuar data Dasar / master di software cakra integrited system.
Bagian 2
Membuat Data Dasar / Data Master
1. Lokasi / Unit Toko
Fasilitas lokasi digunakan untuk pengaturan beberapa cabang perusahaan yang memiliki transaksi dan stocknya sendiri-sendiri secara terpisah maupun terintegrasi. Pengaturan integrasi ini sudah dijelaskan pada bagian pengantar modul ini. Untuk pengaturan lokasi klik menu Master Data kemudian pilih Lokasi/Cabang
Fungsi search terdapat pada bagian atas disediakan untuk melakukan pencarian lokasi berdasarkan kata kunci yang diberikan. Pengurutan data yang ditampilkan dapat dilakukan dengan cara klik pada Judul dari kolom yang akan diurutkan. Contoh: Data akan diurutkan menurut Kode Lokasinya bila Judul pada kolom tersebut di klik.
Fungsi Tombol Lokasi :
a. Print
Digunakan untuk mencetak seluruh data yang ditampilkan form lokasi.
b. Tambah
Digunakan untuk menambahkan lokasi baru. Caranya adalah klik tombol Tambah dan akan muncul Form isian berikut.
Kode : Diisi kode lokasi
Lokasi : Diisi nama lokasi
Setelah semua form terisi kemudian pilih tombol Tambah
c. Edit
Edit digunakan untuk memperbaiki data-data lokasi. Tampilan form Edit ini mirip dengan tampilan form penambahan lokasi. Pilih tombol Edit bila proses editing siap dilakukan
d. Hapus
Tombol ini digunakan untuk menghapus data lokasi. Data lokasi hanya dapat dihapus bilamana belum pernah ada transaksi dilakukan di lokasi yang bersangkutan. Apabila sudah pernah ada transaksi, data lokasi tidak dapat dihapus karena digunakan untuk referensi laporan. Cara untuk menghapus lokasi adalah : pilih lokasi yang akan dihapus kemudian pilih tombol Hapus.
e. Set Default
Tombol ini digunakan untuk menetapkan lokasi standart, lokasi yg pertama kali dipilih oleh system untuk setiap transaksi. untuk menetapkan lokasi default pilih lokasinya kemudiak klik tombol set default
f. Tutup
Fungsi ini dipergunakan untuk menutup form lokasi/cabang.
2. Pemasok/Supplier
Data Supplier digunakan untuk input data pada saat melakukan pembelian stock. Data ini berhubungan dengan stock yang ada di perusahaan dan hutang yang mungkin timbul sebagai akibat dari transaksi pembelian yang terjadi. Untuk pengaturan supplier klik menu Master Data pilih Pemasok/Pelanggan kemudian pilih Pemasok.
Fungsi search yang terdapat pada bagian atas tampilan disediakan untuk melakukan pencarian Supplier berdasarkan Kata Kunci yang diberikan. atau Anda bisa langsung mengetikkan kata kunci dikolom apa yang akan Anda cari. misilkan akan mencari supplier yang berkota di Semarang, Anda tinggal mengarahkan cursor dikolom kota kemudian mengetikkan kata semarang. maka yang muncul adalah supplier yang berkota di semarang. Pengurutan data yang ditampilkan dapat dilakukan dengan cara melakukan klik pada Judul kolom yang akan diurutkan. Contoh: Data akan diurutkan menurut Kode Suppliernya bila Judul pada kolom tersebut di klik.
Fungsi Tombol Pemasok:
1. Tambah
Digunakan untuk menambahkan supplier baru. Caranya adalah klik tombol Tambah dan akan muncul Form isian berikut.
Kode pemasok | : | Diisi kode pemasok, digeneret secara otomatis pleh sistem |
Nama | : | Diisi nama orang atau perusahaan pemasok |
Alamat | : | Diisi alamat orang atau perusahaanpemasok |
Kota | : | Kota pemasok |
Telepon | : | Diisi nomor telepon pemasok |
Telp2 | : | Diisi Nomor telepon ke 2 pemasok |
Kode Pos | : | Disi Kode pos pemasok |
Fax | : | Diisi no fax pemasok |
: | Diisi Alamat email pemasok | |
Cara pembayaran | : | Diisi cara pembayaran untuk pemasokyang bersangkutan Tunai, kartu debet,kartu kredit, lainnya |
Ket Pembayaran | : | Merupakan penjabaran secara terperincimengenai pembayaran untuk supplier yang bersangkutan |
Lead Time | : | Waktu yang dibutuhkan dari barang diorder sampai dengan barang diterima |
Ket DO | : | Keterangan Pesanan pembelian untuksupplier yang bersangkutan |
Kontak | : | Kontak Person |
HP Kontak | : | NO HP kontak person |
Kategori | : | Kategori pemasok |
Keterangan | : | Keterangan yg perlu ditambah untuk pemasok yang bersangkutan |
Periode Order | : | Rata-rata periode pesanan pembelian, misalnya sebulan sekali atau 2 bulan sekali |
Setelah semua form terisi kemudian pilih tombol Tambah.
2. Functions
- Cari digunakan untuk pencarian data-data pemasok. masukkan kata kunci di tool bar pencarian, data yang ditampilkan sesuai dengan kata kunci yang dimasukkan.
- Setup Utang awal digunakan untuk menetapkan utang awal pemasok, syarat dari fungsi ini adalah belum ada transaksi utang untuk pemasok yang bersangkutan
- Edit Edit digunakan untuk memperbaiki data-data pemasok. Tampilan form Edit ini mirip dengan tampilan form penambahan pemasok. Pilih tombol Edit bila proses editing siap dilakukan.
- Hapus Fasilitas ini digunakan untuk menghapus data pemasok. Data pemasok hanya dapat dihapus bilamana belum pernah ada transaksi dilakukan dengan pemasok yang bersangkutan. Apabila sudah pernah ada transaksi, data pemasok tidak dapat dihapus karena digunakan untuk referensi laporan. Cara untuk menghapus pemasok adalah : pilih pemasok yang akan dihapus kemudian klik tombol functions trus pilih Hapus.
- Kartu Hutang Fasilitas ini digunakan untuk menampilkan kartu hutang dari pemasok yang dipilih, pilih pemasok kemudian klik tombol functions trus pilih Kartu Hutang.
- Barang Yang dipasok Fasilitas ini digunakan untuk menampilkan barang apa saja yang pernah dibeli dari pemasok yang dipilih, pilih pemasok kemudian klik tombol functions trus pilih Barang yand dipasok.
- Tutup Dipergunakan untuk menutup form Pemasok.
- Cetak Digunakan untuk menampilkan laporan pemasok. Jika tombol Cetak diklik akan muncul tampilan seperti di bawah ini.
Printer Name | : | Merupakan printer tujuan dokumen akan dicetak |
Convert Data | : | Convert data dalam format excel standart |
Create Pivot | : | Convert data dalam format pivot excel |
Paper Size | : | Ukuran Kertas untuk dokumen yang akan |
Preview | : | Digunakan untuk menampilkan dokumenke layar monitor |
Cetak | : | Mencetak dokumen ke printer yang dipilih |
Tutup | : | Keluar dari menu cetak |
1. Master Pelanggan / Customer
Data Pelanggan digunakan untuk input data pada saat melakukan penjualan. Data ini berhubungan dengan catatan history penjualan dan piutang yang mungkin muncul dari penjualan. Untuk pengaturan pelanggan klik menu Master Data pilih Pemasok dan Pelanggan kemudian pilih Pelanggan.
Fungsi search yang terdapat pada bagian atas tampilan disediakan untuk melakukan pencarian Pelanggan berdasarkan Kata Kunci yang diberikan atau Anda bisa langsung mengetikkan kata kunci dikolom apa yang akan Anda cari. misilkan akan mencari pelanggan yang berkota di Semarang, Anda tinggal mengarahkan cursor dikolom kota kemudian mengetikkan kata semarang. maka yang muncul adalah pelanggan yang berkota di semarang. Pengurutan data yang ditampilkan dapat dilakukan dengan cara melakukan klik pada Judul dari kolom yang akan diurutkan. Contoh: Data akan diurutkan menurut Kode Pelanggannya bila Judul pada kolom tersebut di klik.
Fungsi Tombol Pelanggan :
a. Tambah
Digunakan untuk menambahkan pelanggan baru. Caranya adalah klik tombol Tambah
Kode pemasok | : | Diisi kode pemasok, digeneret secara otomatis pleh sistem |
Nama | : | Diisi nama orang atau perusahaan Pelanggan |
Alamat | : | Diisi alamat orang atau perusahaan Pelanggan |
Kota | : | Diisi Kota Pelanggan. |
Telepon | : | Diisi nomor telepon Pelanggan |
Kode Pos | : | Kode Pos Pelanggan |
Fax | : | No fax pelanggan |
Hp | : | No HP pelanggan |
Kategori | : | Kategori pelanggan |
Tgl Gabung | : | Tgl Pelanggan bergabung atau mendaftar menjadi member / pelanggan |
Tgl Lahir | : | Diisi tgl lahir pelanggan bila pelanggan adalah perorangan |
Limit Kredit | : | Merupakan batas maksimum pembayaran kridit untuk pelanggan yang bersangkutan |
Personal Diskon | : | Personal Diskon untuk pelanggan yang bersangkutan |
Ultah Diskon | : | Prosentase diskon yang diberikan kepada pelanggan yang akan atau sedang berulang tahun |
Aktif | : | Status Pelanggan, cetang untuk pelanggan yang masih aktif jika pelanggan sudah tidak aktif maka centang dihilangkan. |
Setelah semua form terisi kemudian pilih tombol Tambah.
b. Edit
Edit digunakan untuk memperbaiki data-data Pelanggan. Tampilan form Edit ini mirip dengan tampilan form penambahan Pelanggan. Pilih tombol Edit bila proses editing siap dilakukan.
c. Hapus
Fasilitas ini digunakan untuk menghapus data Pelanggan. Data Pelanggan hanya dapat dihapus bilamana belum pernah ada transaksi dilakukan dengan Pelanggan yang bersangkutan. Apabila sudah pernah ada transaksi, data Pelanggan tidak dapat dihapus karena digunakan untuk referensi laporan. Cara untuk menghapus Pelanggan adalah : pilih Pelanggan yang akan dihapus kemudian pilih tombol Hapus.
d. Setup Piutang awal
digunakan untuk menetapkan piutang awal pelanggan, syarat dari fungsi ini adalah belum ada transaksi piutang untuk pelanggan yang bersangkutan
e. Kartu Piutang
Fasilitas ini digunakan untuk menampilkan kartu piutang dari pelanngan yang dipilih.
f. Cetak
Digunakan untuk mencetak data master Pelanggan
g. Reset Point
Digunakan untuk mereset atau mengnolkan total point dari semua master pelanggan
h. History transaksi Point
Digunakan untuk melihat transaksi penukaran point pelanggan
i. Transaksi Point
Digunakan untuk melakukan penambahan atau pengurangan point secara manual diluar pos system
j. Tutup
Dipergunakan untuk menutup form Pelanggan
Catatan :
-Untuk function setup piutang persedurnya hampir sama dengan setup hutang kepada pemasok
– Untuk kartu piutang hampir sama dengan kartu utang.
4. Golongan Pendapatan
Yang dimaksud golongan pendapatan adalah daftar category pendapatan non retail yaitu masuknya kas diluar transaksi penjualan. Data golongan pendapatan ini berfungsi pada saat input transaksi pendapatan non retail karena digunakan untuk pos dimana pendapatan non retail tersebut di golongkan. Untuk pengaturan golongan pendapatan klik Menu Master Data pilih Golongan Pendapatan.
Fungsi Tombol Golongan Pendapatan :
a. Print
Digunakan untuk mencetak seluruh data yang ditampilkan form Golongan Pendapatan.
b. Tambah
Digunakan untuk menambahkan Golongan Pendapatan baru. Caranya adalah klik tombol Tambah dan akan muncul form berikut
Kode | : | Diisi dengan kode golongan pendapatan |
Golongan | : | Diisi dengan nama golongan pendapatan |
Bila form tersebut sudah terisi kemudian klik Tambah.
c. Edit
Edit digunakan untuk memperbaiki data-data golonagn pendapatan. Tampilan form Edit ini mirip dengan tampilan form penambahan Golongan Pendapatan. Pilih tombol Edit bila proses editing siap dilakukan.
d. Hapus
Fasilitas ini digunakan untuk menghapus data Golongan Pendapatan. Data Golongan Pendapatan hanya dapat dihapus bilamana belum pernah ada transaksi dilakukan dengan Golongan Pendapatan yang bersangkutan. Apabila sudah pernah ada transaksi, data Golongan Pendapatan tidak dapat dihapus karena digunakan untuk referensi laporan. Cara untuk menghapus Golongan Pendapatan adalah : pilih Golongan Pendapatan yang akan dihapus kemudian pilih tombol Hapus.
e. Tutup
Dipergunakan untuk menutup form Golongan Pendapatan.
5. Golongan Biaya
Yang dimaksud golongan biaya adalah daftar category biaya yaitu keluarnya kas yang digunakan untuk biaya-biaya selain pembelian. Biaya-biaya yang dimaksud bisa berupa biaya rutin ataupun temporer. Biaya rutin misalnya pembayaran rekening listrik, telepon, PAM dan lain sebagainya. Sedangkan biaya temporer adalah biaya yang bisa muncul sewaktu-waktu misalnya uang saku untuk kurir. Data golongan biaya ini berfungsi pada saat input transaksi biaya karena digunakan untuk pos dimana biaya tersebut di golongkan. Untuk pengaturan golongan biaya klik Menu Master Data pilih Golongan Biaya.
Fungsi search yang terdapat pada bagian atas tampilan disediakan untuk melakukan pencarian Golongan Biaya berdasarkan kata kunci yang diberikan. Pengurutan data yang ditampilkan dapat dilakukan dengan cara melakukan klik pada Judul kolom yang akan diurutkan. Contoh: Data akan diurutkan menurut Kode bila Judul pada kolom tersebut di klik.
Fungsi Tombol Golongan Biaya :
a. Print
Digunakan untuk mencetak seluruh data yang ditampilkan form Golongan Biaya.
b. Tambah
Digunakan untuk menambahkan Golongan Biaya baru. Caranya adalah klik tombol Tambah dan akan muncul form berikut
Kode | : | Diisi dengan kode golongan Biaya |
Golongan Biaya | : | Diisi dengan nama golongan biaya |
Bila form tersebut sudah terisi kemudian klik Tambah.
c. Edit
Edit digunakan untuk memperbaiki data-data Golongan Biaya. Tampilan form Edit ini mirip dengan tampilan form penambahan Golongan Biaya. Pilih tombol Edit bila proses editing siap dilakukan.
d. Hapus
Fasilitas ini digunakan untuk menghapus data Golongan Biaya. Data Golongan Biaya hanya dapat dihapus bilamana belum pernah ada transaksi dilakukan dengan Golongan Biaya yang bersangkutan. Apabila sudah pernah ada transaksi, data Golongan Biaya tidak dapat dihapus karena digunakan untuk referensi laporan. Cara untuk menghapus Golongan Biaya adalah : pilih Golongan Biaya yang akan dihapus kemudian pilih tombol Hapus.
e. Tutup
Dipergunakan untuk menutup form Golongan Biaya
6. Otomatisasi Diskon
Yang dimaksud diskon otomatis adalah potongan harga penjualan yang diberikan karena pembeli membeli barang dengan jumlah tertentu.
Fungsi search yang terdapat pada bagian atas tampilan disediakan untuk melakukan pencarian Golongan Diskon berdasarkan kata kunci yang diberikan. Pengurutan data yang ditampilkan dapat dilakukan dengan cara melakukan klik pada Judul kolom yang akan diurutkan. Contoh: Data akan diurutkan menurut Kode bila Judul pada kolom tersebut di klik.
Fungsi Tombol Golongan Diskon :
a. Tambah
Digunakan untuk menambahkan Golongan Diskon baru. Caranya adalah klik tombol Tambah dan akan muncul form berikut
Kode | : | Diisi dengan kode golongan Diskon |
Golongan | : | Diisi dengan nama golongan Diskon |
Bila form tersebut sudah terisi kemudian klik Tambah.
b. Edit
Edit digunakan untuk memperbaiki data-data Golongan Diskon. Tampilan form Edit ini mirip dengan tampilan form penambahan Golongan Diskon. Pilih tombol Edit bila proses editing siap dilakukan.
c. Hapus
Fasilitas ini digunakan untuk menghapus data Golongan Diskon. Cara untuk menghapus Golongan Biaya adalah : pilih Golongan Biaya yang akan dihapus kemudian pilih tombol Hapus.
d. Tutup
Dipergunakan untuk menutup form Golongan Diskon
7. SPG/Pramuniaga/Sales
Data Sales/ SPG digunakan untuk input data pada saat melakukan penjualan dikasir (pos system) yang melibatkan sales maupun spg, bersifat optional, jika data ini tidak dibutuhkan maka sistem akan memilih sales/spg none. Untuk pengaturan Sales/SPG klik menu Master Data pilih Sales/ SPG.
Fungsi Tombol Sales/SPG :
a. Tambah
Digunakan untuk menambahkan Sales/SPG baru. Caranya adalah klik tombol Tambah
Nama | : | Diisi nama Sales/SPG |
Alamat | : | Diisi alamat Sales/SPG |
Kota | : | Diisi Kota Sales |
Telp | : | Diisi nomor telepon Sales |
Tanggal Lahir | : | Diisi tanggal lahir Sales |
Tanggal Masuk | : | Diisi tanggal masuk / tanggal mendaji karyawan Sales |
Gaji | : | Diisi Gaji Sales yang bersangkutan |
Uang harian | : | Diisi Uang harian Sales |
Tunjangan | : | Diisi jumlah tunjangan Sales yang bersangkutan |
Color Chart | : | Warna dalam grafik penjualan sales (optional) |
Foto | : | Foto dari sales yang bersangkutan |
Aktif | : | Status Sales, masih aktif atau sudah keluar |
Setelah semua form terisi kemudian pilih tombol Tambah.
b. Edit
Edit digunakan untuk memperbaiki data-data Sales/SPG. Tampilan form Edit ini mirip dengan tampilan form penambahan Sales/SPG. Pilih tombol Edit bila proses editing siap dilakukan.
c. Hapus
Fasilitas ini digunakan untuk menghapus data Sales/SPG. Data Sales hanya dapat dihapus bilamana belum pernah ada transaksi dilakukan dengan Sales yang bersangkutan. Apabila sudah pernah ada transaksi, data Sales tidak dapat dihapus karena digunakan untuk referensi laporan. Cara untuk menghapus Sales adalah : pilih Sales yang akan dihapus kemudian pilih tombol Hapus.
d. Tutup
Dipergunakan untuk menutup form Sales
e. Print
Digunakan untuk mempreview seluruh data yang ditampilkan form Sales/SPG.
8. Master Bank
Master Bank digunakan untuk input data pembayaran kartu debet atau kartu kredit saat melakukan penjualan dikasir dimana minimal transaksi dan biaya dapat diatur dimodul ini. Untuk pengaturan master bank klik menu Master Data pilih MasterBank.
Fungsi Tombol Master Bank :
a. Print
Digunakan untuk mencetak seluruh data yang ditampilkan form Master Bank.
b. Tambah
Digunakan untuk menambahkan master bank baru. Caranya adalah klik tombol Tambah
Nama Bank | : | Diisi nama Bank misalnya BCA, Mandiri dan lain-lain |
Biaya Kartu | : | Diisi prosentase (%) biaya dari total transaksi penjualan yang dibebankan ke pelanggan. |
Minimal Transaksi | : | Minimal transaksi penjualan untuk pembayaran menggunakan bank yang bersangkutan |
Biaya Bank | : | Merupakan prosentase (%) biaya yang harus dibayar kepada pihak bank untuk setiap transaksi penjualan yang mengunakan bank yang bersangkutan |
Setelah semua form terisi kemudian pilih tombol Tambah.
c. Edit
Edit digunakan untuk memperbaiki data Master Bank. Tampilan form Edit ini mirip dengan tampilan form penambahan master bank. Pilih tombol Edit bila proses editing siap dilakukan.
d. Hapus
Fasilitas ini digunakan untuk menghapus data Master Bank. Cara untuk menghapus Data Bank adalah : pilih bank yang akan dihapus kemudian pilih tombol Hapus.
e. Tutup
Dipergunakan untuk menutup form Master Bank
Baca juga Menggunakan software minimarket Cakra Integrited System (Part 1).
Untuk kembali kehalaman muka disini