Berikut ini akan kami jabarkan cara menggunakan software Cakra Integrited System profesional edition
Bagian 1
1. Setting Jaringan
Program Toko/ Aplikasi Cakra Integrited System didesain untuk dapat digunakan oleh multi user, yang artinya dapat digunakan oleh beberapa user sekaligus dalam waktu yang bersamaan. Untuk dapat menggunakan fasilitas multi user, aplikasi ini harus berjalan diatas LAN dengan menggunakan beberapa settingan. Setting jaringan ini tidak berlaku untuk komputer yang tidak menggunakan jaringan (stand alone).Untuk penggunaan Cakra Integrited System di dalam jaringan harus sudah tersedia infrastruktur penunjang LAN. Tata cara pembuatan jaringan beserta troubleshooting tidak dibahas dalam tutorial ini. Setting jaringan untuk SQL Server 2005 Express Tentukan satu komputer untuk menjadi server Beri IP Address untuk komputer server tersebut misalnya 192.168.0.1 Install database SQL Server 2005 Express, untuk petunjuk instalasi SQL Server 2005 Express baca disini Catat password SA (System Administrator) secara default Username SA tidak diberi password dan perlu dicatat apabila pengguna mengisi password SA tersebut. Pada setting pertama kali, Cakra Integrited System akan otomatis membuat database dan tabel baru yang dibutuhkan Program Toko Cakra Integrited System supaya dapat berjalan dengan baik..Apabila setting jaringan telah selesai silakan restart terlebih dahulu baru kemudian dapat digunakan
2. Membuka Aplikasi
Program Toko Cakra Integrited System adalah aplikasi yang berjalan di atas platform Windows (Under Windows), sehingga prosedur yang digunakan untuk membuka aplikasi ini sama seperti aplikasi Windows pada umumnya, seperti misalnya MS Word, Excel, Powerpoint atau yang lainnya. Pengguna dapat memulai dengan klik tombol Start, pilih program, pilih Cakra Integrited System dan Klik Caktra Retail Solutions atau pengguna dapat membuat shortcut yang diletakkan di desktop sehingga untuk menjalankan aplikasi Cakra Integrited System cukup double klik shortcut tersebut. Pertama aplikasi ini dijalankan akan meminta login dan password pengguna. Secara otomatis ketika aplikasi ini dijalankan akan membuat operator dengan Level Admin dimana level ini merupakan level puncak yang memiliki wewenang penuh atas menu dan fasilitas yang ada di aplikasi Cakra Integrited System. Apabila semua berjalan normal maka aplikasi akan terbuka dan langsung menampilkan form login seperti dibawah ini.Untuk pemakaian pertama kali masukkan login dengan username: “ADMIN” dan password: “ADMIN“. Setelah login dilakukan, password dari Superadmin dapat diganti sesuai dengan keinginan pengguna. Apabila login berhasil maka pengguna akan masuk ke halaman utama dari aplikasi ini.
Nama Operator yang sedang login akan ditampilkan pada menu outlook. Identitas Operator akan selalu tercatat pada setiap transaksi yang dilakukan
Outlook menu merupakan menu sekunder, untuk memudahkan user dalam melakukan pekrjaannyarunning text yang berada dibawah start menu(auto hiden) akan menampilkan informasi-informasi yang berkaitan dengan stock, tanggal jatuh tempo hutang dan piutang, hotline support accurate solutions, dan lain-lain. seperti gambar dibawah ini
3. Mengatur Level
Langkah selanjutnya yang harus dilakukan sebelum melakukan transaksi adalah mengatur level dari masing-masing operator. Level ini akan menentukan kewenangan dari masing-masing operator, misalnya seorang operator dengan level cashier hanya boleh melakukan transaksi penjualan sementara operator dengan level accountant tidak boleh melakukan transaksi apapun kecuali hanya melihat laporan atas transaksi yang dilakukan cashier. Untuk mengatur level pilih Menu Operator kemudian pilih Level.Fungsi search terdapat pada bagian atas disediakan untuk melakukan pencarian Nama Level berdasarkan Kata Kunci. Pengurutan data yang ditampilkan dapat dilakukan dengan cara melakukan klik pada Judul kolom yang akan diurutkan. Contoh: Data akan diurutkan menurut nama level bila Judul pada kolom tersebut di klik.
Level yang ditampilkan dalam form ini adalah built in program (diciptakan secara otomatis oleh program). Pengguna dapat menambah level sendiri apabila diperlukan. Tentang penambahan level akan dijelaskan melalui fungsi tombol dibawah ini.
Fungsi Tombol Level :
- Permission Inti dari menu level ini adalah pada tombol permission. Fungsinya adalah untuk menentukan wewenang dari masing masing level
Keterangan paling atas Level : Superadmin menunjukkan bahwa kita akan mengatur wewenang untuk level Superadmin. Bagian Menu berisi daftar menu yang ada dalam aplikasi Cakra Integrited System. Menu yang dipilih menunjukkan bahwa operator dengan level tersebut diperbolehkan untuk mengakses, sedangkan menu yang tidak dipilih menunjukkan level tersebut tidak diperbolehkan untuk diakses. Apabila menu-menu yang diinginkan sudah dipilih sesuai dengan masing-masing level kemudian klik tombol Simpan.
- Tambah Level Baru Digunakan untuk menambah level sesuai dengan kebutuhan apabila level yang diciptakan program belum memenuhi kebutuhan pengguna. Untuk menambah level langkah yang dilakukan adalah kilik tombol Tambah.
Nama : Diisi dengan nama level yang akan dibuat
uraian : Diisi deskripsi level yang akan dibuat - Edit Operator Level
Berfungsi untuk memperbaiki data level. Cara untuk mengedit level pilih level yang akan diedit kemudian klik tombol Edit. Tampilan form edit level ini sama seperti tampilan form tambah level. Bila data level sudah dibenahi kemudian klik tombol Edit. - Hapus operator level
Digunakan untuk menghapus level yang belum dipergunakan salah satu operator. Bila level tersebut sudah dipergunakan salah satu operator maka level tersebut tidak bisa dihapus. Apabila level tersebut harus dihapus, maka langkah yang harus dilakukan adalah melakukan edit operator dan mengubah levelnya terlebih dahulu. - Tutup
Untuk menutup form level Operator.
4. Membuat Operator
Sebelum memulai semua kegiatan transaksi yang harus dilakukan pertama kali adalah membuat operator dan mengatur levelnya. Operator atau pengguna program dapat diatur dan dibatasi kewenangannya menurut batasan level yang diatur oleh SuperAdmin. Operator akan mempunyai username dan password sendiri-sendiri.
Yang mempunyai hak untuk menambah, mengedit, menghapus, mengaktifkan dan menonaktifkan Operator hanyalah pengguna yang mempunyai level Superadmin.
Langkah untuk membuat operator adalah Pilih Menu Operator kemudian pilih Login
Fungsi Tombol Operator :
Simpan
Digunakan untuk menyimpan data yang ditampilkan form operator.
Tambah
Digunakan untuk menambahkan Operator baru.
User Login | : | Diisi kode username yang akan dipakai Operator ( untuk system pos user login ini yang dipakai untuk masuk ke POS) diisi 3 digit angka. |
Nama Lengkap | : | Diisi Nama dari operator ( untuk BO nama ini digunakan untuk login ke backoffice) |
Jabatan | : | Menandakan tingkat kewenangan dari Operator yang bersangkutan. |
Password | : | Diisi password Operator |
Konfirmasi Password | : | Diisi konfirmasi password Operator |
Training | : | Status dari kasir untuk system POS |
Dibawah Training terdapat settingan Front Office dan Back Office. Front Office untuk mengatur kewenangan kasir dari system pos dan back office untuk access ke SSR.
Hak akses untukaplikasi Front Office:
Manager | : | Hak Kasir untuk melakukan Seeting Dimesin POS |
Void All | : | Hak kasir untuk mengkoreksi kesalahan penginputan item barang selama struk belum tercetak. |
Uang Keluar | : | Hak Kasir untuk melakukan transaksi pengeluaran uang dari drawer. |
Diskon Total | : | Hak kasir untuk memberikan diskon total |
Pembayaran Kartu | : | Hak kasir untuk dapat transaksi penjualan dengan kartu debet/kredit |
Pembayaran Voucher | : | Hak kasir untuk dapat transaksi penjualan dengan voucher |
Pembayaran Tunai | : | Hak kasir untuk dapat transaksi penjualan dengan Tunai |
Diskon Item | : | Hak kasir untuk dapat memberikan diskon pada POS |
X | : | Hak kasir untuk dapat menggunakan fungsi kali pada POS |
Hold | : | Transkasi penjualan yang dipending karena sesuatu hal pada system POS |
Uang Masuk | : | Hak Kasir untuk melakukan transaksi pemasukan uang ke drawer. |
Open Price | : | Hak kasir untuk dapat memberikan harga khusus kepada pelanggan pada suatu transaksi penjualan. |
Recall Transaksi | : | Hak kasir untuk memanggil kembali transaksi penjualan yang dihold |
Member | : | Hak kasir untuk membuka bantuan daftar pelanggan |
Transaksi retur | : | Hak kasir untuk mencatat retur penjualan pada system POS |
Setting POS | : | Hak kasir untuk melakukan setting local dari mesin POS |
Report | : | Hak kasir untuk dapat mencetak laporan kasir |
Cetak SFKC | : | Hak kasir untuk dapat mencetak fungsi-fungsi tombol pada system POS |
Keluar dari POS | : | Hak kasir untuk keluar dari aplikasi POS. |
Tampilkan Stock | : | Total stock muncul dibantuan barang |
Transaksi Offline | : | User dapat melakukan transaksi offline |
Pembayaran Kredit | : | Hak akses kasir untuk melakukan pembayaran secara kredit |
Tampilkan List Member | : | Akses Kasir untuk menampilkan member dengan tampilan Grid/ bukan melalui scanner atau magnetic reader |
Tambah Member Baru | : | Akses kasir untuk menambah member baru di tampilan program kasir |
Pembayaran Point | Hak akses kasir untuk melakukan pembayaran dengan type pembayaran point | |
Retur Point | : | Wewenang kasir untuk melakukan retur pembayaran point |
Struk tanpa Harga | : | Hak akses kasir untuk menampilkan struk tanpa harga jual |
Pembahasan tentang fungsi-fungsi tombol Sistem POS akan dibahas pada bab berikutnya.
Hak akses untuk aplikasi Back Office:
Acces | : | Hak Operator untuk login ke program backoffice |
Hide harga beli | : | Jika menu ini dicentang maka user tidak dapat melihat harga beli barang yang sesungguhnya. |
Hiden Summary | : | Jika menu ini dicentang maka sub total dari arsip maupun laporan tidak ditampilkan |
Edit harga jual ditansaksi pembelian | : | Wewenang user untuk melakukan proses edit harga jual ditransaksi pembelian |
Autorisasi Limit Kredit | : | Wewenang user untuk memberikan otorisasi kepada customer yang melakukan transaksi kredit yang melebihi limit kredit. |
Hapus
Fasilitas ini digunakan untuk menghapus data Operator. Data Operator yang boleh dihapus adalah Operator yang belum pernah melakukan transaksi. Apabila sudah pernah melakukan transaksi, data Operator tidak dapat dihapus karena digunakan untuk referensi laporan. Cara untuk menghapus Operator adalah : pilih Operator yang akan dihapus kemudian pilih tombol Hapus
Tutup
Dipergunakan untuk menutup form operator login.
Baca juga Menggunakan software minimarket Cakra Integrited System (Part 2) disini.